Liste, Kanban, priorità, promemoria e ricorrenze
Attività
Le attività sono l'unità minima di lavoro: cosa va fatto, da chi, entro quando. Sono ciò che alimenta le liste personali, la vista Kanban e il calendario dello studio.
Le due viste
La pagina Attività offre due modi di guardare lo stesso insieme di dati.
Lista
La vista tabellare mostra ID, cliente, nome dell'attività, stato, assegnatario e scadenza. È la vista da usare quando le attività aperte sono molte: resta leggibile e ordinabile.
Le scadenze superate sono evidenziate in rosso; a sinistra di ogni riga una barretta colorata segnala la priorità.
Kanban
La vista a colonne organizza le attività per stato. È utile per capire dove si accumula il lavoro: una colonna che si allarga è un segnale prima ancora di leggere le singole voci.
Creare un'attività
Il pannello di creazione raccoglie:
| Campo | Note |
|---|---|
| Titolo | Cosa va fatto, in una riga |
| Cliente | Anagrafica di riferimento |
| Pratica | Contenitore di lavoro |
| Assegnatari | Una o più persone del team |
| Priorità | Bassa, normale, alta, critica |
| Stato | Fase del flusso configurato |
| Scadenza | Data entro cui completare |
| Descrizione | Contesto e dettagli |
| Allegati | File pertinenti all'attività |
Priorità
Le priorità usano colori fissi in tutta l'applicazione, in modo che il significato non cambi da schermata a schermata:
- Bassa — verde smeraldo
- Normale — azzurro cielo
- Alta — viola
- Critica — rosa/rosso
La priorità perde valore se tutto è critico. Conviene concordare in studio cosa giustifica il livello più alto — di norma: conseguenza esterna diretta in caso di ritardo.
Promemoria e ricorrenze
Alle attività si possono associare promemoria, che generano un avviso in anticipo rispetto alla scadenza.
Per gli adempimenti che si ripetono — liquidazioni periodiche, versamenti, rinnovi — si impostano ricorrenze: l'attività si rigenera secondo la cadenza definita, senza doverla ricreare ogni volta.
Filtri
I filtri combinabili permettono di rispondere a domande concrete:
- Cosa ho in scadenza questa settimana?
- Cosa è aperto su questo cliente?
- Quante attività critiche ha una persona del team?
- Cosa è fermo da più tempo?
I filtri disponibili sono cliente, pratica, stato, priorità e assegnatario.
Commenti e menzioni
Ogni attività ha una sezione commenti in cui discutere il lavoro e menzionare le persone del team. La menzione genera una notifica alla persona citata.
I commenti restano attaccati all'attività. È la differenza rispetto a una discussione via email: chi arriva dopo trova il contesto senza doverlo chiedere.
Dalla posta all'attività
Il modo più rapido di creare un'attività non è creare un'attività: è aprire il messaggio che l'ha generata e lasciare che Xedul precompili la bozza a partire da oggetto, mittente, testo e allegati. Vedi Integrazione Gmail e Integrazione Outlook.
Buone pratiche
- Titoli che iniziano con un verbo. "Verificare la documentazione" si capisce; "Documentazione" no.
- Sempre cliente e pratica. Un'attività scollegata è invisibile a chi guarda dal lato della pratica.
- Scadenze reali, non simboliche: una scadenza sistematicamente superata smette di essere letta.
- Ricorrenze per gli adempimenti periodici, invece di ricrearli a mano ogni ciclo.