Archiviazione nel contesto, allegati e ricerca
Documenti
In Xedul un documento non vive in una cartella: vive accanto al lavoro a cui appartiene. Questa è la differenza che rende possibile ritrovarlo partendo da quello che si ricorda — il cliente, la pratica — invece che da dove è stato salvato.
Dove si caricano i file
| Livello | Cosa contiene tipicamente |
|---|---|
| **Cliente** | Documenti che riguardano il soggetto nel suo complesso: visure, documenti d'identità, contratti quadro |
| **Pratica** | Materiale di una specifica linea di lavoro: bilanci, dichiarazioni, corrispondenza |
| **Attività** | Allegati pertinenti a una singola cosa da fare |
Se un file serve a più pratiche dello stesso cliente, caricalo a livello di cliente. Se riguarda un solo periodo o un solo adempimento, tienilo sulla pratica.
Caricare un documento
Il caricamento avviene dal pannello dell'entità di riferimento, tramite selezione del file o trascinamento. Al termine il file compare nella lista allegati, con nome e dimensione, ed è disponibile in anteprima e download.
Allegati importati dalla posta
Gli allegati dei messaggi importati da Gmail o Outlook vengono caricati nell'archivio Xedul e collegati all'attività generata. Il flusso è descritto in Integrazione Gmail e Integrazione Outlook.
L'importazione degli allegati funziona sui formati ammessi dall'archivio. I file di tipo non consentito vengono ignorati, mentre il resto del messaggio viene importato regolarmente.
Ritrovare un documento
Ci sono tre strade, in ordine di velocità tipica:
- Dal contesto — aprire il cliente o la pratica e guardare gli allegati. È la strada più rapida quando si ricorda a cosa serviva il file.
- Dalla ricerca — interrogare clienti, pratiche, attività e allegati insieme.
- Dal calendario — risalire dall'adempimento all'attività, e da lì al file.
Perché non le cartelle
Una struttura a cartelle richiede che chi cerca ricordi la logica di chi ha salvato. Funziona finché lo studio è una persona sola; smette di funzionare appena diventano quattro, e diventa un problema serio quando qualcuno se ne va.
Ancorare il file al cliente e alla pratica sostituisce la memoria della struttura con la memoria del lavoro — che è quella che le persone hanno davvero.
Buone pratiche
- Nomi con il periodo di riferimento.
Bilancio_2025.pdfinvece diBilancio_definitivo_v3_OK.pdf. - Caricare al momento giusto, non "poi": il contesto è chiaro solo quando il file arriva.
- Un solo posto per file. Le copie in cartella di rete riportano il problema che si voleva risolvere.
- Documenti di identità e visure a livello cliente, non duplicati su ogni pratica.