Dalla configurazione dello studio alla prima pratica
Primi passi
Questa guida porta uno studio dal primo accesso a un flusso di lavoro completo: un cliente, una pratica, un'attività assegnata e una scadenza a calendario.
1. Accesso e organizzazione
Ogni studio in Xedul corrisponde a un'organizzazione. È il confine dei dati: tutto ciò che viene creato appartiene all'organizzazione e non è raggiungibile dalle altre.
Al primo accesso:
- Apri Xedul e accedi con le credenziali ricevute.
- Conferma l'indirizzo email se richiesto.
- Imposta la password definitiva.
Se sei stato invitato da un collega, l'organizzazione esiste già e non va creata: l'invito ti collega direttamente allo spazio dello studio.
2. Impostazioni dello studio
Dal menu impostazioni si configurano gli elementi che valgono per tutti:
- Lingua — italiano, inglese o francese, per singolo utente.
- Notifiche — quali eventi generano un avviso e attraverso quale canale.
- Organizzazione — dati dello studio.
- Campi obbligatori — quali campi devono essere compilati alla creazione di clienti, pratiche e attività.
I campi obbligatori sono la leva più efficace per la qualità dei dati. Definirli all'inizio evita di dover ripulire centinaia di schede incomplete sei mesi dopo.
3. Invitare il team
Nella sezione Utenti si invitano le persone dello studio assegnando un ruolo:
| Ruolo | Ambito |
|---|---|
| Amministratore | Governo dello studio, impostazioni, gestione utenti |
| Utente | Lavoro quotidiano su clienti, pratiche, attività e documenti |
| Utente esterno | Accesso limitato alle sole informazioni che lo riguardano |
L'invitato riceve un'email, imposta la propria password e accede allo spazio dello studio.
4. Creare il primo cliente
Da Clienti, il pulsante di creazione apre il pannello della nuova scheda. I campi principali:
- Codice cliente — identificativo breve usato nelle liste e nei filtri.
- Nome — la ragione sociale o il nominativo.
- Referente — la persona di riferimento all'interno del cliente.
- Email, telefono, indirizzo, codice fiscale o partita IVA.
La scheda salvata diventa il punto da cui si raggiunge tutto il lavoro collegato.
5. Aprire una pratica
Da Pratiche si crea il contenitore di lavoro e lo si collega al cliente appena creato. Alla pratica si assegnano:
- un nome riconoscibile anche fra un anno;
- uno stato di avanzamento;
- una scadenza, se esiste una data vincolante;
- le persone del team coinvolte.
6. Creare e assegnare un'attività
Da Attività, oppure direttamente dalla pratica, si crea la prima voce di lavoro:
- Titolo dell'attività.
- Cliente e pratica di riferimento.
- Assegnatario o assegnatari.
- Priorità: bassa, normale, alta o critica.
- Scadenza ed eventuale promemoria.
L'attività compare subito nella lista dell'assegnatario, nella pratica collegata e nel calendario dello studio.
7. Verificare a calendario
Apri Calendario e passa alla vista mese. La scadenza appena impostata è visibile, con il colore della priorità assegnata. I filtri per cliente, pratica, stato, priorità e assegnatario permettono di isolare una porzione del carico di lavoro.
8. Collegare la posta
L'ultimo passo rende operativo il flusso più frequente: ricevere una richiesta via email e trasformarla in lavoro tracciato.
- Per Gmail, segui Integrazione Gmail.
- Per Outlook, segui Integrazione Outlook.
Le integrazioni email richiedono un'installazione lato client (estensione, componente aggiuntivo o riquadro attività). Vanno configurate una volta per ciascun utente che le userà.
Checklist di avvio
- [x] Organizzazione attiva e accesso confermato
- [x] Campi obbligatori definiti
- [x] Team invitato con i ruoli corretti
- [x] Primo cliente creato
- [x] Prima pratica aperta e collegata
- [x] Prima attività assegnata con scadenza
- [x] Integrazione email configurata