Le entità di Xedul e come si collegano fra loro
Concetti e modello dati
Capire come Xedul organizza le informazioni rende prevedibile tutto il resto: dove finisce un documento, perché un'attività compare in una lista, cosa vede un collega.
La gerarchia
Organizzazione (lo studio) ├── Utenti ruoli e permessi ├── Clienti anagrafiche e dati fiscali │ ├── Contatti persone collegate al cliente │ ├── Pratiche contenitori di lavoro │ │ ├── Attività cose da fare, con scadenza │ │ └── Documenti file nel contesto della pratica │ └── Documenti file a livello di cliente └── Dati di riferimento stati, priorità, settori
Ogni riga di ogni tabella porta con sé l'organizzazione di appartenenza. È questo il meccanismo che tiene separati gli studi fra loro.
Organizzazione
L'organizzazione è lo studio. È l'entità radice: non esistono dati che non appartengano a un'organizzazione, e nessuna query può attraversarne il confine.
Utente
Un utente appartiene a una sola organizzazione e ha un ruolo che ne definisce l'ambito di azione. Vedi Utenti e permessi.
Cliente
Il cliente è il soggetto principale della relazione professionale. Porta con sé anagrafica, dati fiscali, referente e recapiti, e funziona da punto di partenza per raggiungere pratiche, attività e documenti collegati.
Contatto
Un contatto è una persona collegata al percorso commerciale o operativo — inclusi i lead non ancora convertiti in clienti. Consente di tracciare la provenienza e l'evoluzione della relazione prima che diventi un cliente vero e proprio.
Pratica
La pratica è il contenitore di lavoro. Raccoglie attività, documenti e cronologia intorno a una singola linea di lavoro, e ha uno stato di avanzamento che racconta a che punto si è.
Nella comunicazione con i clienti conviene scegliere un termine e mantenerlo: "pratica" risulta più naturale per studi fiscali e legali, "progetto" per contesti consulenziali. Xedul supporta entrambe le impostazioni linguistiche.
Attività
L'attività è l'unità minima di lavoro: ha un titolo, un assegnatario, una priorità, uno stato e — quasi sempre — una scadenza. Può essere collegata a un cliente e a una pratica, ed è ciò che alimenta liste, Kanban e calendario.
Priorità
Le priorità usano colori fissi in tutta l'applicazione, così che il significato non cambi da schermata a schermata:
| Priorità | Colore |
|---|---|
| Bassa | Verde smeraldo |
| Normale | Azzurro cielo |
| Alta | Viola |
| Critica | Rosa/rosso |
Documento
Un documento è un file archiviato nel contesto a cui appartiene: una pratica, un cliente o un'attività. Non esiste una cartella generica "documenti" scollegata dal lavoro.
Dati di riferimento
Alcuni elenchi sono condivisi e configurabili a livello di studio: stati delle pratiche e delle attività, settori, fonti dei lead, dimensioni aziendali. Definirli una volta evita che ogni persona inventi la propria classificazione.
Come si legano le cose
Il valore del modello sta nei collegamenti, non nelle singole tabelle:
- Da un cliente si vedono tutte le pratiche aperte e chiuse, e tutti i documenti.
- Da una pratica si vedono le attività, i file e la cronologia di cosa è successo.
- Da un'attività si risale in un click al cliente e alla pratica.
- Dal calendario si arriva all'attività e da lì al resto della catena.
Questo è ciò che rende possibile rispondere a "a che punto siamo con questo cliente?" senza aprire tre strumenti diversi.
Glossario
- Studio / organizzazione — l'entità che utilizza Xedul come ambiente dedicato.
- Cliente — soggetto principale della relazione professionale.
- Contatto — persona collegata al percorso commerciale o operativo, inclusi i lead.
- Pratica / progetto — contenitore di lavoro legato al cliente o alla materia trattata.
- Attività — singola cosa da fare, con assegnatario, priorità e scadenza.
- Utente esterno — persona esterna allo studio con accesso limitato.