Viste mese, settimana e giorno, filtri e carico di lavoro
Calendario e scadenze
Il calendario raccoglie in un'unica vista le scadenze dello studio: attività, adempimenti e promemoria di tutto il team. È lo strumento con cui si anticipano i picchi invece di subirli.
Le tre viste
| Vista | Quando serve |
|---|---|
| **Mese** | Panoramica del periodo, distribuzione dei picchi |
| **Settimana** | Pianificazione operativa a breve |
| **Giorno** | Cosa succede oggi, in dettaglio |
La navigazione fra periodi avviene con le frecce; il pulsante Oggi riporta al presente da qualsiasi punto.
Cosa compare a calendario
Ogni voce corrisponde a un'attività con una data. Il colore riflette la priorità, con la stessa scala usata ovunque nel prodotto: verde per bassa, azzurro per normale, viola per alta, rosa/rosso per critica.
Il giorno corrente è evidenziato, così che il confine fra "già passato" e "ancora recuperabile" resti immediato.
Filtri
Il pannello filtri consente di combinare più dimensioni:
- Cliente — le scadenze di un solo soggetto.
- Pratica — il calendario di una singola linea di lavoro.
- Stato — per esempio solo ciò che non è ancora concluso.
- Priorità — per isolare i livelli più alti.
- Assegnatario — il carico di una singola persona.
Filtrare per assegnatario in vista mese è il modo più rapido per capire se il lavoro è distribuito o concentrato su una persona sola. Va fatto prima del picco, non durante.
Anticipare i picchi
Il valore del calendario non sta nel ricordare la scadenza di domani: quella è già nota. Sta nel rendere visibile, con settimane di anticipo, che una certa settimana concentra troppi adempimenti — quando ridistribuire è ancora possibile.
Il flusso tipico:
- Vista mese, nessun filtro: si individuano le settimane dense.
- Filtro per assegnatario: si verifica su chi ricade il carico.
- Riassegnazione o anticipo di ciò che si può spostare.
Promemoria
I promemoria configurati sulle attività generano un avviso prima della scadenza. Sono il livello di sicurezza che non dipende dal fatto che qualcuno guardi il calendario.
Adempimenti ricorrenti
Le scadenze che tornano con cadenza fissa vanno impostate come ricorrenze sull'attività, non ricreate a mano ogni ciclo. Riducono il lavoro amministrativo e — soprattutto — eliminano la possibilità di dimenticare un ciclo.
Una ricorrenza mal configurata genera scadenze fantasma che il team impara a ignorare, riducendo la fiducia in tutto il calendario. Vale la pena verificarla dopo il primo ciclo.
Buone pratiche
- Una sola fonte per le scadenze. Un calendario parallelo su carta o in un foglio annulla il beneficio.
- Priorità coerenti, perché il colore comunichi davvero qualcosa a colpo d'occhio.
- Controllo settimanale del mese successivo, come rito fisso di studio.
- Promemoria sugli adempimenti a conseguenza esterna, non su tutto.