Ruoli interni, utenti esterni e ambiti di visibilità
Utenti e permessi
I permessi in Xedul riflettono le responsabilità reali dello studio: chi governa, chi lavora sulle pratiche, chi può vedere solo ciò che lo riguarda.
I ruoli
| Ruolo | Ambito |
|---|---|
| **Amministratore** | Governo dello studio: impostazioni, gestione utenti, configurazione di stati e campi obbligatori. Accesso completo al lavoro dell'organizzazione |
| **Utente** | Lavoro quotidiano su clienti, pratiche, attività e documenti dello studio |
| **Utente esterno** | Accesso limitato alle sole informazioni che lo riguardano |
Invitare una persona
Dalla sezione Utenti, l'amministratore invia un invito indicando indirizzo email e ruolo. L'invitato riceve un messaggio, imposta la propria password e accede allo spazio dello studio.
L'utente appartiene a una sola organizzazione. Non esiste un account che attraversa più studi: è una conseguenza diretta del modello di isolamento dei dati.
Utenti esterni
L'utente esterno è pensato per chi non fa parte dello studio ma deve partecipare al lavoro: il cliente stesso, un consulente, un collaboratore occasionale.
L'ambito è ristretto per costruzione: vede le informazioni che lo riguardano e non ha visibilità sul resto dell'organizzazione — né sulle altre anagrafiche, né sulle pratiche di altri.
Prima di attivare accessi esterni conviene verificare cosa risulta effettivamente visibile con un account di prova. È più rapido che scoprirlo dopo.
Cambiare il ruolo di una persona
Il ruolo si modifica dalla scheda utente. Il cambio ha effetto sugli accessi successivi: conviene verificarlo insieme alla persona interessata, soprattutto quando si riduce un ambito.
Cosa vede chi
L'ambito di visibilità dipende dal ruolo e, per gli utenti esterni, dal collegamento con le entità di lavoro. In pratica:
- Amministratore — tutto il lavoro dell'organizzazione, più le impostazioni.
- Utente — il lavoro dell'organizzazione, senza il governo delle impostazioni.
- Utente esterno — soltanto ciò a cui è collegato.
Tracciabilità
Le azioni sulle entità di lavoro lasciano traccia. Serve a due cose diverse ma altrettanto concrete: ricostruire cosa è successo su una pratica, e rispondere a un cliente che chiede conto di quando è stata svolta una certa attività.
Buone pratiche
- Pochi amministratori. Il ruolo serve al governo, non al lavoro quotidiano.
- Un utente per persona, mai account condivisi: un account condiviso azzera il valore della tracciabilità.
- Revisione periodica degli accessi, in particolare degli utenti esterni non più attivi.
- Ruolo minimo sufficiente all'ingresso, ampliabile in seguito.